Czy Ty też masz ten problem, że gromadzisz wiedzę, ale trudno Ci przejść do działania? Czytasz książki rozwojowe i biznesowe, bierzesz udział w webinarach i wyzwaniach, zapisujesz się na kursy, gromadzisz PDFy… i ciągle nie czujesz się gotowa, żeby wdrożyć nowo nabytą wiedzę i umiejętności, a treść z czasem zupełnie Ci ulatuje?

A może działasz od przypadku do przypadku, kierując się Natchnieniem, i trudno Ci obmyślić spójną strategię?

Jeśli tak, mam dla Ciebie rozwiązanie. Sprawdź je koniecznie, bo u mnie zadziałało, a naprawdę wiem, co mówię. Byłam w tym miejscu przez jakiś czas. Nie umiałam rozkręcić swojego biznesu. Choć wiedziałam coraz więcej i więcej, ciągle stałam w miejscu z moimi własnymi pomysłami biznesowymi i realizowałam tylko pomysły innych.

Odkrywszy zawód Wirtualnej Asystentki, znalazłam miejsce dla siebie. Zaczęłam przegrzebywać blogi innych VA, żeby dowiedzieć się jak najwięcej. Trafiłam na darmowy mini kurs Elżbiety Zielińskiej z Asystentka Level Master i znalazłam w nim prostą poradę: żeby rzeczy rozwojowe zapisywać w Asanie jako zadania i sięgać do nich w wolnych chwilach.

Zmodyfikowałam ją pod siebie, a właściwie rozbuchałam w kosmos – i wreszcie odkryłam potencjał tej aplikacji do zarządzania sobą w czasie.

Czym jest Asana?

Asana została pomyślana jako narzędzie do zarządzania projektami – solo i w zespole. Ma mnóstwo funkcji (także w wersji bezpłatnej) i integruje się z wieloma aplikacjami. Jest przy tym bardzo intuicyjna. Działa z każdej przeglądarki – wystarczy się zalogować – oraz ma wersję mobilną.

W ramach Asany możesz utworzyć przestrzenie pracy (np. Mój biznes), a w nich projekty (np. Fanpage albo Cykle tematyczne wpisów) podzielone na sekcje (np. Cykl artykułów o polecanych książkach biznesowych), w których będą się mieściły zadania (Napisać artykuł o „Fastlane Milionera”) podzielone na podzadania (Zdjęcie – ilustracja wpisu), które możesz podzielić na jeszcze mniejsze zadania (Zaplanować tło do zdjęcia książki).

Każde z zadań może mieć przypisaną osobę odpowiedzialną za zadanie i obserwatorów (dostaną powiadomienie o jego zrealizowaniu), termin wykonania (w wersji płatnej także termin rozpoczęcia), opis, wgrane na serwer załączniki – i może się pod nim toczyć konwersacja, w której można tagować odpowiednie osoby. Tak, to koniec bałaganu w mailach!

Możesz wyświetlać swoje zadania w formie listy, kalendarza i tablic kanban przypominających te z Trello. Jak wolisz. Przełączanie się między widokami jest banalne.

Co ważne, zadania mogą powtarzać się cyklicznie według ustalonego przez Ciebie algorytmu (na przykład co drugi tydzień we wtorek).

Asana ma znacznie, znacznie więcej funkcji – podałam te najbardziej podstawowe. Zachęcam Cię gorąco do eksploracji programu, szczególnie jeśli na co dzień ogarniasz wiele projektów lub działasz zespołowo i masz dość niekończących się wymian chaotycznych maili („zrób jeszcze to” „i to” „i może to w wolnej chwili” „a nie, tego nie rób”).

Jak Asana zorganizowała mi biznes?

Opowiem teraz, jak ja korzystam z Asany przy organizacji biznesu VA, czyli w pracy solo.

Organizacja celów kwartalnych i miesięcznych

Zazwyczaj myślę na papierze, w tematycznym notesie w kropki. Zawód Wirtualnej Asystentki ma swój zeszyt i tam zapisuję wszystkie swoje pomysły i plany oraz robię notatki z ćwiczeń w rodzaju „określ swoją personę”. Zapisałam zatem w zeszycie cele na ten miesiąc i kwartał, a nazajutrz przeniosłam je do Asany, oznaczyłam jako moje własne (dzięki temu wyświetlają się w kalendarzu) i wskazałam terminy realizacji. Tam, gdzie było to możliwe, utworzyłam podzadania (np. każdy wpis na bloga z 12 zaplanowanych na ten kwartał to osobne zadanie). Teraz nie muszę wertować zeszytu w poszukiwaniu inspiracji – wszystko widać na jeden rzut oka.

Planowanie rozwoju

Kocham kursy. Aktualnie robię dwa: Podstawy marketingu online w Google (większość modułów to porządkowanie wiedzy) oraz Klub Marka Online Joanny Ceplin. Planuję też rozpocząć w tym tygodniu szkolenie z InDesign. Każda lekcja w każdym kursie to osobne podzadanie z określonym terminem wykonania, a w zadaniu głównym (np. Kurs Ceplin) mam linka do strony logowania do kursu, żeby nie szukać go po Evernote czy skrzynce pocztowej.

Na liście zadań są też książki biznesowe i rozwojowe do przeczytania. O wiele więcej czytam, mając tygodniowe terminy „realizacji”. Na październik zaplanowałam trzy książki, jedną już skończyłam (Uwierz w swoją markę online Joanny Ceplin). Kilka zapisanych książek to tytuły znalezione w sieci jako rekomendowane – zapisałam je sobie bez terminu realizacji.

Zamiana wiedzy w działania

Powiedzmy, że w książce Joanny Ceplin znalazłam wskazówkę, żeby zrobić sobie audyt wizerunku w sieci – czy wszędzie prezentuję się spójnie i czy nie ma żadnych kompromitujących treści. Nie rzuciłam książki natychmiast, żeby to zrobić, ani też nie powiedziałam sobie „aha, jasne. Kiedyś to zrobię”. Otworzyłam Asanę, wpisałam na szybko zadanie wraz z krótkim opisem i czytałam dalej.

Niedługo potem, podczas lektury tej samej książki, natknęłam się na ćwiczenie związane z określaniem swojej marki. Nie robiłam go na przeznaczonych do tego stronach, tylko utworzyłam kolejne zadanie (Charakterystyka mojej marki) i spisałam na szybko pytania w opisie zadania. Dzięki czemu nie będę musiała wracać do książki, żeby zrobić ćwiczenie oraz na pewno o nim nie zapomnę.

Skończywszy książkę, miałam już całą listę zadań. Przydzieliłam je do poszczególnych projektów i dopisałam daty realizacji.

To samo robię z poradami znalezionymi w necie, dobrymi praktykami z dawnych czasów (1. dnia każdego miesiąca sprawdzam statystyki i planuję nowy miesiąc – doskonały przykład zadań cyklicznych) itp. Każdą cenną wskazówkę zamieniam w zadanie – lub opis do zadania. Z kolei materiały w rodzaju artykułów lub plików PDF – to załączniki do odpowiednich zadań. Wszystko dodaję natychmiast, zajmuje mi to niecałą minutę, i wracam do lektury, kursu czy konwersacji.

Pomysły na przyszłość

Są rzeczy, w które teraz nie będę się angażowała. Przykładowo, znalazłam na mailu reklamę jakiejś strony ze szkoleniami biznesowymi. Ciekawe, ale nie na już. Utworzyłam zadanie – sprawdzić stronę X – i dopisałam datę – za pół roku od teraz. Po czym wypisałam się z newslettera reklamującego mi tę stronę, bo po co miałabym się rozpraszać, skoro nie zamierzam skorzystać.

W Asanie zapisuję też pomysły, które na pewno zrealizuję, ale jeszcze nie teraz. Są to własne nagrania, a może transmisje wideo oraz produkty cyfrowe (e-booki, kursy). Umieściłam je w odpowiedniej sekcji projektu Działania strategiczne. Tak że teraz nie muszę i nie będę o tym myśleć. Na razie mam inne plany.

Promocja na grupach

W wielu grupach biznesowych na Facebooku organizowane są cykliczne autopromocje. Pojawia się specjalny post i możesz pod nim napisać, co oferujesz, co osiągnęłaś w tym tygodniu, albo podać link do jakiegoś swojego miejsca w sieci.

Żeby nie marnować czasu na codzienny pobyt na kilkunastu takich grupach oraz aby nie przegapić okazji do napisania o moim biznesie, spisuję teraz te dni w Asanie w oddzielnej sekcji. Każdy dzień autopromocji to odrębne zadanie powtarzające się cyklicznie co tydzień. W opisie zadania mam link do grupy.

O niczym nie muszę pamiętać – Asana mi przypomni.

Centrum dowodzenia: kalendarz z widokiem na zadania

Pracując nad swoim biznesem, najczęściej w Asanie wyświetlam właśnie to: widok wszystkich przypisanych mi zadań, dla każdego projektu w formie kalendarza miesięcznego. (Jest to widok opcjonalny, mam ich kilka do wyboru). Dzięki temu widzę, jak bardzo jestem obłożona i co mam do zrobienia w danym dniu i tygodniu.

Co ważne, weekendy wyświetlają się opcjonalnie. To fajna sprawa, jeśli pracujesz – lub starasz się pracować – od poniedziałku do piątku. Nie marnuje Ci się przestrzeń na ekranie.

Jeśli przesadziłam z jakimiś aktywnościami, zawsze mogę przeciągnąć myszką zadanie na inny dzień albo wejść w jego ustawienia i zmienić datę realizacji.

Zrealizowane zadania odznaczam ptaszkiem. Motywujące.

Tak więc… wystarczy zgodnie z planem realizować zadania na dany dzień. O niczym nie trzeba pamiętać, nie trzeba się „inspirować” i „motywować” – wystarczy sprawdzać nadchodzące deadline’y i robić to, co wyznaczyłaś sobie sama albo co wypluł Ci algorytm.

#teamAsana

Co tu dużo mówić – Asana jest rewelacyjna. Oczywiście nie każdemu podejdzie, niektórzy będą woleli coś prostszego (Google Keep) lub nawet analogowego (bullet journal), ale przy ogarnianiu biznesu online, gdzie równolegle prowadzę wiele różnych projektów – dla siebie i dla klientów – Asana sprawdza mi się najlepiej. Można w niej z równą lekkością zarządzać projektami malutkimi oraz ogromnymi, angażującymi cały zespół pracowników. Ma mnóstwo opcji, a przy tym jest naprawdę łatwa w obsłudze: podstawowe funkcje można opanować w godzinę metodą prób i błędów.

Gorąco polecam przetestowanie tej aplikacji – a nuż okaże się wybawieniem od Twoich problemów z organizacją siebie lub zespołu?

Przydatne linki:

Przewodnik po Asanie w pracy zespołowej

Strona Asany – darmowej do 15 osób w zespole